www.mavr.ru
Официальный сайт социального проекта "Бальный протокол от доктора философии Л.Н.Щедельской"

 

© 2005 bal-pr.ru Авторские права на все материалы принадлежат ЦОПЭТ "Высокий стиль". Перепечатка допускается только по согласованию с редакцией.

ригласителдьная кампания.Переписка.

Состав пригласительной переписки.

В общем виде пригласительная переписка включает в себя:
- пригласительное письмо с указанием цели и предлагаемых условий визита;
- ответное письмо о согласии или несогласии нанести предлагаемый визит и ответных предложениях по условиям его проведения;
- письмо приглашающей стороны (в том числе сопровождаемое документами по визовой поддержке визита) с детальной программой и протоколом визита, подтверждением принимаемого состава делегации и условий проживания во время визита.
Если визит повторный и ряд условий его протекания были согласованы ранее, то в ходе переписки достаточно сослаться на них и подтвердить возможность их выполнения принимающей стороной.
Возможность забронировать и оплатить при необходимости гостиницу, обеспечить обслуживающий делегацию гостей транспорт, выполнить иные условия пребывания делегации гостей, в том числе в части символики, должны прорабатываться не только в обосновании, но и практически, параллельно с ведущейся перепиской.
В русской традиции гостеприимства принимающая сторона оплачивает услуги, оказываемые принимаемой стороне. Аналогично поступают хозяева по отношению к гостям при ответном визите.
В отличие от обычной деловой переписки, где обсуждается или излагается содержательная сторона деловых контактов, протокольная пригласительная переписка касается процессуальных аспектов проведения визита. Чем подробней протокольщики обсудят и согласуют детали визита, тем меньше возможных напряженностей возникнет в ходе визита.

В пригласительном письме после обращения и комплимента следует указывать:

- цель визита и задачи, которые предлагается решить при очной встрече;
- программу мероприятий, класс их ответственности, необходимые аксессуары их проведения;
- предлагаемый состав приглашаемой делегации, ранг участников , в том числе возможность или целесообразность приглашения членов семьи главы делегации и (или) ответственных лиц – членов делегации;
- время и место проведения визита, возможные условия проживания и сервиса ;
- сроки, способ и адрес для ответа на приглашение. Особо могут оговариваться условия визовой поддержки.
Ответное письмо следует присылать как можно скорее. Если нет возможности обсудить детали визита сразу, то в течение одного - трех дней необходимо направить благодарственное письмо с согласием или отказом от визита. Отказ должен быть вежливо обоснован и может сопровождаться ответным предложением о визите. В ответном письме следует также указывать, кому предстоит проводить подготовку визита и дать контактную информацию. Таким образом, устанавливается связь между протокольными силами сторон.
В простейшем виде при малом или минимальном числе участников планируемой встречи руководители делегаций или фирм могут сами решить вопросы проведения визита. Но если количество участников представляется значительным, в делегацию входят и мужчины и женщины, визит планируется с членами семей, программа визита насыщена и многообразна – необходимо привлечь силы специалистов делового протокола.

Приглашение и отказ от приглашения.

Приглашения на прием в западных странах оформляются особым образом. Если в официальном приглашении написано «мистер и миссис Джон Смит имеют честь...», то и ответить вы должны «мистеру и миссис Джон Смит». Когда в письме указаны имена двух или более организаторов приема, ответ адресуется тому из них, в доме которого состоится мероприятие. При составлении ответа вам следует повторить все указанные в приглашении имена, даже если в адресе на конверте вы упомянете лишь то имя, которое значится после реквизита — просьба ответить (П.О.)-R.S.V.P. (Repondez s'il vous plait). Если на официальный прием гости приглашаются с супругами, а один из супругов на прием прийти не сможет, то согласие одного члена семьи и отказ другого даются в одном письме.
Форма согласия или отказа от приглашения зависит от вида самого приглашения. Ответить можно письмом, открыткой, визитной карточкой или телефонным звонком. На официальное приглашение отвечают письмом или открыткой (независимо от характера ответа), особенно это касается приглашений на завтрак или обед. Но если на приглашении указывается номер телефона, то предварительный ответ допустимо дать и по телефону.
На полуофициальное приглашение ответить можно и визитной карточкой — для этого достаточно написать на ней ваше согласие или отказ. Вы можете ответить также и на сложенной пополам пригласительной открытке, дополняя основной текст приглашения своим согласием или отказом. Если после П.О. или R.S.V.Р. указан номер телефона, то необходимо дозвониться до устроителей приема либо послать письмо с согласием или отказом по указанному на приглашении адресу. Если в приглашении написано: «Ответы посылать только в случае отказа», то этого и следует придерживаться. Если П.О. или R.S. V.Р. не указано, все равно будет вежливым сообщить о своем согласии или отказе как по телефону, так и письменно, что позволит устроителям приема заранее определить количество гостей.
Если вы отказались от полученного приглашения по уважительной причине, а обстоятельства изменились в лучшую сторону, и вы можете пойти на прием, то следует поступить таким образом. Если вас пригласили на прием с рассаживанием за столом — завтрак, обед, ужин — и до начала приема не менее 10 дней, то вы можете перезвонить устроителям приема и объяснить ситуацию. Если за столом окажутся лишние места, то вопрос может решиться положительно. В отношении приемов, которые проходят без рассаживания за столом — коктейль, фуршет, — где количество гостей не ограничено возможностями стола, проблема еще одного гостя решается достаточно просто.
Вы приняли приглашение, а затем по каким-либо причинам решили отказаться от него, то извинить вас могут только болезнь, несчастье с членом семьи или внезапный и неизбежный отъезд. В любом случае следует сообщить о ваших намерениях устроителям приема. Ответив на ваше приглашение под одним из вышеперечисленных предлогов, вы (должны принимать другое приглашение, более интересное для вас, всегда есть вероятность встретить на другом приеме знакомых, которые уверены, что вы больны или в отъезде. Если вы не хотите идти на этот конкретный прием, то фраза «к сожалению, тринадцатого мы будем заняты» дает возможность принять любое другое предложение. В случае если вас пригласили на прием, а вы не смогли прийти, следует организовать ответное мероприятие. С точки зрения этикета важно именно желание пригласивших видеть вас, и поэтому вы должны ответить подобным же приглашением.
В состав таких документов входят:
- пригласительное письмо, факс, телефонограмма;
- ответное письмо, факс, телефонограмма , e-mail;
- пригласительная карточка;
- посадочный (кувертный) план с указанием места за столом;
- кувертная карточка на столе.

Иногда на приглашениях указывается номер телефона, в этом случае ответ может быть дан по телефону. Однако, если это приглашение на официальный завтрак или обед, более правильно ответить письмом.
В приглашении рекомендуется указывать форму одежды.
На протокольных балах ордерный план устанавливает место гостей в приветственном ордере церемонии открытия торжества, место в зале или ложе, которое сохраняется за гостями.
Пригласительное письмо на деловое торжество, так же как и пригласительная карточка, имеет отличие от пригласительного визитного письма, заключающееся в том, что ряд сведений переходит из текста письма в разряд реквизитов. Такие реквизиты размещают у полей или углов листа, на котором пишется или печатается приглашение. Назначение реквизита определяет его место на листе.
Вверху в центре размещают герб или товарный знак фирмы - хозяина или фамильную символику главы приглашающей стороны.
Вверху слева указывают «для памяти» или сокращенно Д.П.. Если приглашение делалось ранее и на него было получено согласие, в верхнем правом углу указывают приглашаемый состав делегации, например «на 2 лица», «вся делегация», «на 8 лиц».
В нижнем левом углу указывают требуемую форму одежды – вечерний костюм, фрак, смокинг, визитный фрак. Если указано «запросто», то форму выбирает сам гость.
Снизу в середине оповещают о необходимости пригласительной карточки (именной) или пригласительного билета, например (пригласительная карточка обязательна). Иногда обходятся только пригласительной карточкой, не присылая пригласительного письма, что считается равноценным.
Снизу в правом углу указывают на необходимость ответить хозяевам на приглашение. Обычно пишут «просьба ответить» или П.О. и дополняют запись адресом или контактным телефоном, адресом электронной почты.

Кстати: Многие проблемы можно решить, если забыть о них и отправиться на рыбалку.

NN

Не ответить на приглашение - грубое проявление невежливости. Если вы отказываетесь от приглашения, то отказ должен быть вежливо и доброжелательно обоснован. Отменить свой отказ нельзя. Это не прилично.

Оформление приглашения.

Приглашения оформляют на качественной бумаге, используя корректный родной или иностранный язык. Обычно официальные приглашения печатают шрифтом черного цвета или пишут черными чернилами (тушью) на белой бумаге. В зависимости от длины текста размеры пригласительных карточек могут быть 15х10 см или 18,5х12 см. В разных странах приглашения выглядят по-разному. Так, например, могут варьироваться формат приглашения, размещение адреса, номера телефона, пожелание формы одежды. На приглашении могут быть обозначены рельефно или напечатаны символика учреждения, изображения флага или герба.
Приглашения на праздничный танцевальный вечер или бал печатаются на правой внутренней стороне складывающейся пригласительной карточки. Символика может быть представлена в виде «золотистого» оттиска.

Имена, адреса и титулы.

Подписывая пригласительные карточки, надо быть чрезвычайно внимательным. Все имена, адреса и титулы должны быть написаны правильно. При оформлении приглашения необходимо следовать общепринятым нормам и правилам:
- если приглашение направляет высокопоставленная особа (президент, премьер-министр, министр, посол и т.д.), то в приглашении указывается только титул. Если приглашение написано от имени высокопоставленной особы с супругой (супругом), то на приглашении указывается также фамилия последних;
- если приглашение направляет другое официальное лицо, то на приглашении указывается фамилия приглашающего и его супруги (супруга) как наиболее распространенный вариант;
- если вместо имени одного из супругов указывается его пост или титул, то к фамилии другого супруга добавляется слово «госпожа» или «господин»;
- если приглашается женщина, то в приглашении сначала указывается ее титул (если таковой имеется) и затем – ее имя и фамилия;
- если приглашается замужняя женщина, занимающая официальный пост, с супругом, то для мужа необходимо подготовить отдельное приглашение с указанием его титула и имени. Оба приглашения передаются приглашаемой женщине;
- в приглашениях на финском, шведском и немецком языках указываются полные титулы (только слов «госпожа» и «господин» недостаточно). В приглашениях на английском и французском языках, как правило, достаточно использовать Mister (англ.) или Monsieur (фр.). Но в отдельных случаях, например, приглашая дворян, указывают их полные дворянские титулы без использования слов «госпожа» или «господин». Это требование сохраняется для приглашений на всех языках;
- в приглашениях, направляемых священнослужителям, указывается их церковный сан;
- в приглашениях, направляемых деятелям науки, указываются их академический титул и научная степень;
- в приглашениях, направляемых женщине-министру или женщине-послу, используется слово «госпожа» (англ. Missis, фр. – Madame).
Организаторы приема или праздника обязательно указывают в приглашении свое имя. По возможности, лучше отказываться от анонимных приглашений.

Пожелания относительно формы одежды.

Всегда желательно в нижнем левом углу приглашения указать рекомендуемую форму одежды (темный костюм, смокинг, фрак). Особенно, если речь идет о приемах, которые начинаются после шести часов вечера. Указанная в приглашении форма одежды обязательна. «Темный костюм» означает, что смокинг или фрак будут излишними. В то же время в некоторых случаях темный костюм может заменить смокинг или даже фрак.
В приглашении обычно не указывается, как должны быть одеты дамы, которые выбирают наряд в зависимости от формы одежды своего спутника. Исключение составляют лишь некоторые нетрадиционные случаи, когда, например, желательны длинные вечерние туалеты.

Кстати, анекдот:
Первобытный строй. Женщина спрашивает мужчину, они идут в гости.
— Дорогой, какой лучше листочек надеть: фиговый или кленовый?
— Надень кактусовый, там будут нахалы, дорогая.

Отсутствие на приглашении отметок о форме одежды или отметки «запросто» означает, что приглашенному предоставлена свобода выбора.

Причина проведения приема, место проведения мероприятия и дополнительная информация.

Текст приглашения составляется и размещается таким образом, чтобы причина проведения приема оказалась в центре пригласительной карточки. Если прием проводится в честь высокого гостя, то это отмечается сразу в начале приглашения.
Адрес места проведения приема размещают внизу текста или в правом нижнем углу приглашения.
В некоторых странах часто дают «стоячие» обеды – «фуршеты». Поэтому, если обед или ужин проводится за столом с рассадкой, то это отмечается в приглашении – «рассадка» (англ. – seated dinner, фр. – repas assis).

Рассылка приглашений.

Приглашение всегда отсылают в конверте. Имя и фамилия приглашаемого на конверте могут быть написаны от руки черными чернилами или отпечатаны на пишущей машинке (компьютере).
По возможности, приглашения рассылают за две-три недели, но не позже, чем за неделю до проведения приема. Тем самым вы сможете опередить вероятных «конкурентов», рассылающих свои приглашения. Приемов в ходе визитов это не затрагивает.
Если для подготовки новых пригласительных карточек не остается больше времени, то приглашение можно передать и по телефону. В этом случае лучше получить ответ прямо от приглашаемого или же при посредничестве секретаря или помощника высокопоставленного лица. После получения положительного ответа необходимо отослать напечатанную пригласительную карточку, на которой следует зачеркнуть напечатанные в нижнем левом углу буквы П.О. или R.S.V.P. (фр.: Repondez s’il vous plait – просьба ответить; ответьте, пожалуйста) и вместо них написать Д.П. или P.M. (фр.: Pour Memoir – для памяти). На такую пригласительную карточку ответа не требуется.



© Щедельская Л.Н., Лимонад М.Ю. 2005 г.